Mục lục
Đội nhóm đa chức năng bao gồm các thành viên có các nền tảng, chuyên môn và chức năng công việc khác nhau. Mặc dù họ có các kỹ năng khác nhau, đảm nhận các vai trò khác nhau và thậm chí làm việc trong các bộ phận khác nhau, nhưng tất cả họ đều hướng tới một mục tiêu chung: hoàn thành thành công dự án của bạn.
Đôi khi, các thành viên của đội nhóm đa chức năng được gọi là “những chuyên gia dạng T”. Họ có kỹ năng hợp tác và đổi mới với những người trong các chức năng công việc khác nhau và qua lại giữa các bộ phận khác nhau, nhưng họ cũng đóng góp vào các lĩnh vực chuyên môn cụ thể của mình. Mỗi thành viên của một đội nhóm đa chức năng đều có quan điểm và kinh nghiệm độc đáo của mình, mang đến cho dự án những ý tưởng và chiến lược khác nhau.
Hãy cùng tôi khám phá từng ý tưởng trên một cách chi tiết hơn.
Làm rõ mục tiêu
Khi làm việc với các đội nhóm đa chức năng, việc quan trọng là đảm bảo rằng mỗi thành viên trong đội hiểu về vai trò của họ, cách họ hỗ trợ lẫn nhau, và mục tiêu chung của dự án. Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng cho đội và đảm bảo rằng đội hiểu được những mục tiêu đó là vô cùng cần thiết. Hãy trực tiếp và ngắn gọn, tránh các chi tiết và giải thích không cần thiết. Khi truyền đạt mục tiêu công việc hoặc dự án, hãy đảm bảo rằng bạn xác định các mục tiêu quan trọng, như ngân sách, thời hạn, yêu cầu về chất lượng, hoặc nguồn lực quan trọng. Đảm bảo rằng các thành viên của nhóm hiểu rõ mục tiêu công việc và dự án bằng cách khuyến khích họ đặt câu hỏi và làm rõ thông tin. Nhiệm vụ của bạn sẽ là không ngừng kiểm tra với đội của mình để đảm bảo rằng họ đều hướng tới mục tiêu của mình, duy trì đúng hướng, và hoàn thành công việc chất lượng. Các đội nhóm đa chức năng có thể làm việc trong các bộ phận khác nhau, ở các địa điểm vật lý khác nhau, và có sự lãnh đạo khác nhau, nhưng tất cả các thành viên đều cùng làm việc với project manager để hỗ trợ dự án hiện tại. Dự án của bạn có thể phải cạnh tranh với các ưu tiên khác, vì vậy việc giao tiếp rõ ràng và thường xuyên với đội của bạn – và ngược lại – giúp bạn xác định bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm tiềm ẩn nào trước khi chúng xuất hiện.
Tìm kiếm các thành viên có kỹ năng phù hợp
Đảm bảo rằng bạn có các thành viên đội nhóm với các kỹ năng đúng cho từng chức năng của dự án là điều cần thiết. Nếu bạn đang xây dựng một chiếc máy bay và bạn có năm kỹ sư nhưng không có thợ cơ khí, bạn đang thiếu một yếu tố quan trọng của đội nhóm đa chức năng của mình. Là project manager, bạn phải giúp đảm bảo rằng đội nhóm của bạn có những người phù hợp với các kỹ năng cần thiết cho sự thành công của dự án. Sau này trong chương trình này, chúng tôi sẽ thảo luận về một số công cụ mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn xác định các kỹ năng cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ của dự án.
Đo lường tiến trình
Cho đội nhóm của bạn biết họ đã hoàn thành được bao nhiêu giúp giữ họ luôn hứng thú. Dành thời gian để đo lường và truyền đạt tiến trình của dự án trên toàn đội nhóm đa chức năng.
Điều này giúp mọi người nhìn thấy bức tranh toàn diện và nhận ra tác động của họ lên dự án. Bạn có thể đo lường tiến trình theo nhiều cách, bao gồm việc đạt được các mốc quan trọng, hoàn thành các nhiệm vụ dự án, và đạt được mục tiêu dự án đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Thường xuyên giao tiếp với các thành viên của đội nhóm để kiểm tra tiến trình của họ. Hỏi họ xem họ có dự định hoàn thành công việc đúng hạn không. Nếu không, hãy hỏi xem bạn có thể giúp họ thành công như thế nào. Theo dõi tiến trình của đội nhóm trong suốt dự án bằng cách ghi chép khi nhiệm vụ và mục tiêu được hoàn thành, và cho các thành viên đội nhóm biết dự án đang tiến triển như thế nào. Đảm bảo rằng bạn thông báo các thành công, trễ hạn, hoặc vấn đề, cho đội nhóm để họ biết dự án đang tiến triển như thế nào. Việc giữ mọi người được cập nhật là quan trọng đối với sự thành công của dự án.
Công nhận công sức
Đôi khi, khi bạn làm việc với các đội nhóm đa chức năng, có những kỹ năng được công nhận nhiều hơn những kỹ năng khác. Một thợ cơ khí có thể được khen ngợi vì đã tìm ra giải pháp cho một vấn đề trong dự án, trong khi người phụ trách tài chính đã tìm kiếm nguồn vốn có thể bị quên lãng. Như một project manager, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo rằng mỗi thành viên trong đội nhóm đa chức năng của bạn nhận ra giá trị của công sức của họ ở mỗi bước tiến trình. Bạn đã học được sự quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan, và xây dựng mối quan hệ với các thành viên trong đội nhóm đa chức năng của bạn cũng quan trọng không kém. Hiểu điều gì khiến các thành viên của đội nhóm cảm thấy được hỗ trợ, nhận và đưa ra phản hồi, và lưu ý về từng nền tảng, nhận dạng cá nhân và phong cách làm việc của từng cá nhân có thể giúp giảm bớt một số khác biệt giữa các thành viên trong đội.
Thông điệp chính
Việc có khả năng giao tiếp rõ ràng với các thành viên đội nhóm, làm rõ mục tiêu của dự án, tìm kiếm các thành viên đội nhóm có kỹ năng phù hợp, đo lường tiến trình của đội, và công nhận công sức của các thành viên đội là một phần quan trọng của vai trò của bạn làm project manager, và là chìa khóa cho sự thành công của dự án của bạn.
