Có lẽ tôi không cần phải nhấn mạnh thêm về tầm quan trọng của kế hoạch dự án. Chúng không chỉ giúp chúng ta nắm bắt phạm vi và thời gian hoàn thành dự án mà còn là “bản thiết kế” của dự án – nơi mô tả toàn bộ các hoạt động và mốc thời gian mà đội nhóm cần hoàn thành để dự án thành công. Kế hoạch dự án có thể có nhiều hình thức, kích cỡ khác nhau. Tùy vào dự án mà bạn quản lý, mẫu bạn sử dụng có thể thay đổi, và một số công ty thậm chí yêu cầu quản lý dự án của họ phải sử dụng các mẫu chuẩn.
Trong các nội dung trước, tôi đã chia sẻ về nhiều công cụ và phương pháp để tạo kế hoạch dự án. Nhưng làm thế nào để biết khi nào và công cụ nào nên sử dụng? Một quy tắc tổng quát là sử dụng bảng tính cho một dự án đơn giản và phần mềm quản lý dự án cho một dự án phức tạp hơn. Bất kể công cụ bạn sử dụng, hãy đảm bảo bao gồm những thông tin quan trọng sau:
- ID công việc hoặc tên công việc: Bạn có thể có hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn công việc trong một dự án. Gán ID hoặc tên công việc giúp bạn dễ dàng tìm và tham chiếu đến công việc khi trao đổi với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.
- Thời gian thực hiện công việc: Đây là thời gian bạn ước tính mỗi công việc cần. Thêm thời gian thực hiện công việc vào kế hoạch dự án của bạn giúp bạn tổ chức và ưu tiên các công việc trong dự án để đảm bảo bạn hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
- Ngày bắt đầu và kết thúc: Việc ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc giúp bạn theo dõi xem bạn có đang tiến triển đúng tiến độ hay không.
- Ai chịu trách nhiệm về điều gì: Ghi rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm giúp tạo rõ ràng và hiệu quả. Làm theo quy tắc tốt nhất, hãy gán một chủ nhân cho mỗi công việc.
Sử dụng bảng tính để xây dựng kế hoạch dự án
Bảng tính là một công cụ tuyệt vời để sử dụng cho kế hoạch dự án, đặc biệt là cho các dự án ít phức tạp hơn và có sự phân công công việc rõ ràng. Bảng tính có thể yêu cầu nhập thông tin thủ công nhiều, nhưng đối với một người quản lý dự án, tôi thấy mình thích sự kiểm soát mà bảng tính mang lại. Bảng tính cũng có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể điều chỉnh chúng theo nhu cầu của dự án.
Hình dưới đây cho thấy kế hoạch dự án cho việc khởi chạy website có thể trông như thế nào trong một bảng tính đơn giản.
Mẹo chuyên gia: Rất quan trọng khi tích hợp số liệu từ Work Breakdown Structure (WBS) vào kế hoạch dự án của bạn. Trong ví dụ này, các số ID có liên quan trực tiếp đến số WBS, đây là một cách hữu ích để duy trì tính nhất quán.
Mẫu bảng tính
Thực hành thông qua các hướng dẫn trực tuyến sẽ hữu ích để bạn làm quen với các chức năng và giao diện người dùng của mỗi công cụ. Chúng tôi đã bao gồm các liên kết đến một số mẫu kế hoạch dự án dưới đây:
Smartsheet: Mẫu kế hoạch dự án cho Microsoft Word
Smartsheet: Mẫu kế hoạch dự án cho Google Sheets
Google Project Plan Timeline Template
Microsoft Gantt Chart Template
Công cụ quản lý công việc Có rất nhiều lựa chọn công cụ quản lý công việc dành cho bạn khi lập kế hoạch cho dự án của mình.
Tôi đã giới thiệu một số công cụ này trong các nội dung trước, nhưng để nhắc lại, rất quan trọng khi nhớ rằng mỗi công ty, người quản lý dự án và khách hàng đều có sự ưa thích công cụ quản lý công việc của riêng họ. Bạn có thể gặp các công cụ như Smartsheet, Asana, Jira, Trello và nhiều hơn nữa. Những công cụ này cho phép hợp tác và giao tiếp ở cấp độ công việc.
Điểm chính cần nhớ
Công cụ bạn sử dụng để tạo kế hoạch dự án của mình nên giúp bạn thu thập và theo dõi chi tiết dự án, quản lý lịch trình của bạn, và minh họa cách dự án của bạn đang tiến triển. Một kế hoạch dự án rõ ràng, kỹ lưỡng và tổ chức có thể giúp tạo nên công thức cho thành công trong quản lý dự án.
