Mục lục
Cùng tiếp tục khám phá cách quản lý dự án tác động đến tổ chức nhé. Trong quá trình học tập, tôi đã hiểu được rằng người quản lý dự án có khả năng ưu tiên, phân công và truyền đạt hiệu quả để mang lại giá trị cho dự án của họ. Hãy cùng xem xét những cách chính mà người quản lý dự án có thể thêm giá trị vào dự án và tác động đến tổ chức:
Tập trung vào khách hàng (Focusing on the customer)
Khách hàng luôn là yếu tố quan trọng cho sự thành công trong mọi doanh nghiệp. Và không có ngoại lệ trong lĩnh vực quản lý dự án. Trong quản lý dự án, “khách hàng” có thể là một người hoặc một tổ chức xác định yêu cầu của dự án và đặt ra các hướng dẫn quan trọng, như ngân sách và thời hạn. Khách hàng có thể là nội bộ hoặc ngoại vi. Khách hàng nội bộ là các bên liên quan trong tổ chức của bạn, như ban quản lý, thành viên của đội dự án, quản lý nguồn lực, và các bộ phận khác trong tổ chức. Khách hàng ngoại vi là khách hàng bên ngoài tổ chức của bạn, như khách hàng, nhà thầu, nhà cung cấp và người tiêu dùng.
Để hoàn thành một dự án thành công, dự án đó phải đáp ứng tiêu chuẩn của khách hàng. Để đáp ứng tiêu chuẩn của khách hàng, bạn phải chắc chắn rằng bạn hiểu rõ mong đợi của họ. Khách hàng nằm ở trung tâm của một dự án thành công. Người quản lý dự án có thể thêm nhiều giá trị vào dự án bằng cách xây dựng mối quan hệ với khách hàng và dành thời gian để đảm bảo rằng khách hàng được lắng nghe và hài lòng với kết quả.
Xây dựng một đội ngũ tuyệt vời (Building a great team)
Đội ngũ là tài sản lớn nhất của một dự án. Một người quản lý dự án thành công biết điều đó và dành thời gian để hiểu động lực, sức mạnh và điểm yếu của mỗi người. Người quản lý dự án thêm giá trị vào dự án bằng cách xác định đội ngũ phù hợp cho dự án và tạo điều kiện để đội ngũ thành công và đưa ra quyết định.
Khi bạn làm việc để xây dựng một đội ngũ tuyệt vời, bạn phải xem xét những kỹ năng cần thiết cho dự án, cũng như nguồn lực có sẵn. Hiểu rõ yêu cầu của khách hàng giúp hình thành những kỹ năng cần thiết cho đội ngũ của bạn. Nếu bạn đang làm việc trên một dự án yêu cầu người có chuyên môn về y tế và bạn thuê những người không có nền tảng y tế, không cần biết đội ngũ đó làm việc chăm chỉ đến đâu, họ vẫn không có bộ kỹ năng đúng để hoàn thành dự án. Là người quản lý dự án, bạn nên mang về những người có kỹ năng phù hợp và đảm bảo đội ngũ biết rằng mỗi cá nhân đều được coi trọng, tin tưởng và đánh giá cao.
Phát triển mối quan hệ và giao tiếp (Fostering relationships and communication)
Duy trì sự hài lòng của khách hàng và xây dựng một đội ngũ tuyệt vời là hai cách bạn, là người quản lý dự án, có thể thêm giá trị vào một dự án. Cả hai kỹ năng này đều được xây dựng trên nền tảng của mối quan hệ và giao tiếp. Người quản lý dự án thêm nhiều giá trị nhất là những người dành thời gian để xây dựng mối quan hệ, giao tiếp và đối xử với người khác với sự cảm thông và tôn trọng.
Quản lý dự án (Managing the project)
Khi bạn xây dựng đội ngũ, mỗi người thường được giao các nhiệm vụ cụ thể trong dự án. Mỗi khi một nhiệm vụ hoàn thành, người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ đó sẽ chuyển phần dự án đó cho người tiếp theo. Thành viên trong đội ngũ của bạn không phải lúc nào cũng nhìn thấy toàn bộ bức tranh và cách họ ảnh hưởng đến người khác trong dự án. Một người quản lý dự án thành công nhìn thấy sự ảnh hưởng của mỗi quy trình trong dự án và truyền đạt những ảnh hưởng này cho đội ngũ. Điều này đảm bảo rằng mọi người làm việc trên dự án hiểu rõ mục tiêu nhiệm vụ của họ cũng như mục tiêu tổng thể cho sản phẩm hoàn thiện. Ví dụ, nếu một nhà thiết kế đồ họa làm việc trên các tài liệu tiếp thị cho dự án của bạn không hiểu mục tiêu tổng thể của khách hàng là thu hút giáo viên, họ có thể không thể hiểu đúng ý tưởng cho chiến dịch. Giúp thành viên này hiểu rõ bức tranh lớn cho phép họ điều chỉnh các nhiệm vụ của mình để đáp ứng nhu cầu của mục tiêu cuối cùng của dự án.
Quản lý một dự án có thể bận rộn, nhưng nếu bạn dành thời gian xây dựng mối quan hệ và duy trì các đường giao tiếp mở, bạn sẽ tăng khả năng thành công của dự án cũng như sự hài lòng của khách hàng và thành viên trong đội ngũ.
Phá vỡ các rào cản (Breaking down barriers)
Đôi khi, khi bạn hỏi tại sao một việc gì đó được thực hiện theo một cách nhất định, câu trả lời bạn nhận được có thể là “Chúng tôi luôn làm như vậy”. Trong nhiều trường hợp, quy trình và quy định đã được thiết lập từ lâu có thể tạo nên rào cản cho sự sáng tạo và cải tiến. Vì vậy, một phần quan trọng của việc tạo ra giá trị trong quản lý dự án là phá vỡ các rào cản này.
Điều này không chỉ đơn giản là việc thách thức các quy tắc đã được thiết lập; điều quan trọng là phải tìm hiểu lý do tại sao chúng tồn tại và liệu chúng có thực sự cần thiết hay không. Thông qua quá trình này, bạn có thể tìm thấy cách để tăng hiệu suất, giảm thiểu lãng phí, hoặc cải thiện chất lượng, tất cả đều tạo ra giá trị cho dự án.
Thế giới không ngừng thay đổi, và điều này cũng đúng đối với quản lý dự án. Công nghệ mới, phương pháp làm việc mới và xu hướng mới không ngừng xuất hiện. Vì vậy, một phần quan trọng trong việc tạo ra giá trị cho dự án là khả năng điều chỉnh và cải tiến liên tục.
Điều này có thể bao gồm việc cập nhật kỹ năng và kiến thức của bản thân, việc đánh giá và cải tiến quy trình làm việc, hoặc việc thử nghiệm công cụ hoặc công nghệ mới. Bằng cách luôn tìm kiếm cách để cải thiện, bạn không chỉ tạo ra giá trị cho dự án hiện tại, mà còn đối với những dự án trong tương lai.
Kết luận
Tạo ra giá trị trong quản lý dự án không chỉ đơn thuần là việc hoàn thành dự án theo đúng hạn và ngân sách. Điều này cũng liên quan đến việc tạo ra giá trị cho khách hàng, đội ngũ, và tổ chức của bạn. Bằng cách tập trung vào việc hiểu khách hàng, xây dựng một đội ngũ tuyệt vời, nuôi dưỡng mối quan hệ và giao tiếp, phá vỡ các rào cản và cải tiến liên tục, bạn không chỉ có thể hoàn thành dự án một cách hiệu quả, mà còn tạo ra một sự khác biệt thực sự.
